ΠΑΒΕ 99 ΒΕ 2 (ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων)

Δημιουργία συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με ταυτόχρονη διαχείριση μέσω δικτύου στα πλαίσια του Εθνικού Κτηματολογίου

Ερευνητικό πρόγραμμα ΠΑΒΕ 99 BE 2, με συχρηματοδότηση της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας, Υπουργείου Ανάπτυξης στα πλαίσια του προγράμματος Ανάπτυξης Βιομηχανικής Έρευνας.

Κωδικός Έργου: ΠΑΒΕ 99 ΒΕ 2
Ημερ. Έναρξης: 01-Ιαν-2000
Διάρκεια: 20 μήνες

Αντικείμενο έρευνας

Αντικείμενο έρευνας είναι η ανάπτυξη πληροφορικής εφαρμογής με ταυτόχρονη δημιουργία και πιλοτική εγκατάσταση συστήματος, που θα χρησιμοποιείται στα πλαίσια της διεκπεραίωσης μελετών Εθνικού Κτηματολογίου. Το σύστημα περιλαμβάνει ψηφιακή μετατροπή, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, καθώς και διαχείριση του συνόλου των συμβολαίων και εγγράφων, τα οποία συγκεντρώνονται κατά τη φάση “συλλογής δηλώσεων ιδιοκτησιών”. Αποτέλεσμα της εφαρμογής αυτής είναι η ηλεκτρονική επεξεργασία εγγράφων στο σύνολο τους και γενικότερα, η πλήρης ηλεκτρονική διαχείριση πληροφορίας (αρχειοθέτηση, ανάκληση, επεξεργασία, ενημέρωση) που στη πρωτογενή της μορφή αποτελεί τεράστιο όγκο.

Η εφαρμογή επίσης προβλέπει διαδικτύωση των κτηματολογικών γραφείων, με αποτέλεσμα να υπάρχει πλήρης πρόσβαση των επιμέρους γραφείων στη κεντρική βάση πληροφοριών και διακίνηση του συνόλου των πληροφοριών μόνο ηλεκτρονικά.

Υποδομή

Είναι γνωστό ότι για τη διεκπεραίωση μιας μελέτης Εθνικού Κτηματολογίου, όσο μικρή κι αν είναι αυτή, χρειάζεται πάρα πολύ καλή οργάνωση από τη μεριά των αναδόχων μελετητών και άριστη συνεργασία τόσο με τις τοπικές αρχές όσο και με τον επιβλέποντα φορέα, την Κτηματολόγιο Α.Ε.

Μία τυπική μελέτη που ανατίθεται από τη Κτηματολόγιο Α.Ε., αφορά κατ’ ελάχιστο 3,500 ιδιοκτήτες, που μπορεί να περιλαμβάνει 15,000 εμπράγματα δικαιώματα. Μελέτες που ανατίθενται, μπορεί όμως να αφορούν και 12,000 έως 15,000 ιδιοκτήτες, με 30,000 έως και 100,000 εμπράγματα δικαιώματα (η ΓεωΑνάλυση Α.Ε. έχει ήδη αναλάβει τέτοιες). Επίσης πρέπει να σημειωθεί ότι για κάθε εμπράγματο δικαίωμα γίνεται δήλωση ιδιοκτησίας και επισυνάπεται συμβόλαιο που αποτελείται κατά μέσο όρο από 15 σελίδες Α4.

Είναι λοιπόν προφανές ότι μπορεί πάρα πολύ εύκολα κάποιος να “χαθεί” στον όγκο των εγγράφων και πληροφοριών, και ακόμα ποιό εύκολα μπορεί η πληροφορία αυτή να καταστραφεί (φωτιά, ατύχημα κατά τη μεταφορά εγγράφων κ.ο.κ.), προκαλώντας έτσι ζημιές ανυπολόγιστης αξίας, μια που τα έγγραφα αυτά είναι μοναδικά και για να ξανασυλλεγούν απαιτείται τεράστιο κόστος τόσο οικονομικό όσο και χρονικό (η διαδικασία συλλογής δηλώσεων ιδιοκτησιών διαρκεί 6 μήνες κατ’ ελάχιστο, ανά μελέτη).

Πολύ περισσότερο, έως τώρα, τα γραφεία των αναδόχων μελετητών χρειάζεται να έχουν καθημερινή πρόσβαση κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας, σε όλη αυτή την έγγραφη πληροφορία. Πράγμα που σημαίνει τη δημιουργία και τήρηση βιβλιοθηκών εγγράφων μέσα στους χώρους επεξεργασίας των μελετητικών γραφείων, με το κόστος που αυτές συνεπάγονται και επιπλέον με τη δισλειτουργία στη διαχείρηση της πληροφορίας κάτω από αυτές τις συνθήκες. Τυπικά αναφέρεται ότι για μια μέση μελέτη του Εθνικού Κτηματολογίου με 100,000 εμπράγματα δικαιώματα, απαιτείται η δημιουργία 18-20 βιβλιοθηκών 1.5 x 2.2 μέτρα. Εφόσον ένα μελετητικό σχήμα έχει πάρει 3 μελέτες Εθνικού Κτηματολογίου σε όλα τα πακέτα που έχουν έως τώρα προκυρηχτεί και αναμένει να έχει συμμετοχή και στις άμεσα επόμενες προκυρήξεις, έχει να αντιμετωπίσει ένα σοβαρό πρόβλημα διαχείρισης τεράστιας πληροφορίας και χάσιμο πολύτιμου χρόνου, το οποίο θα έχει άμεση συνέπεια στη ποιότητα των μελετών.

Επιστημονικοί στόχοι

Σκοπός είναι η δημιουργία ενός “ενεργού συστήματος πληροφοριών” που ανά πάσα στιγμή είναι προσβάσιμο, τόσο από τους αναδόχους μελετητές, όσο και από την ίδια την υπηρεσία (Κτηματολόγιο Α.Ε.), καθώς και από τις επιτροπές εκδίκασης ενστάσεων και τα κατά τόπους κτηματολογικά γραφεία για την εξυπηρέτηση και διευκόλυνση των ενδιαφερομένων σε όλες τις φάσεις. Δηλαδή κατά τη συλλογή δηλώσεων, κατά τη συλλογή ενστάσεων και κατά την εξέταση ενστάσεων και προσφυγών από τη πρωτοβάθμια και δευτεροβάθμια επιτροπή αντίστοιχα.

Με την εφαρμογή αυτή, στόχοι είναι η δημιουργία ιστορικού αρχείου εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, η πρόσβαση σε χιλιάδες έγγραφα σε ελάχιστο χρόνο, η ταυτόχρονη πρόσβαση κοινών εγγράφων από πολλούς χρήστες, η μεταφορά όγκου εγγράφων σε διάφορες τοποθεσίες είτε μέσω δικτύου είτε με μέσα ηλεκτρονικής αποθήκευσης, η αποθήκευση πληροφορίας σε πολλαπλά αντιγράφα CDs και ασφάλιση από κλοπές, καταστροφές κλπ.

‘Ετσι είναι δυνατή η διαφύλαξη των αρχικών εγγράφων στο τόπο συλλογής τους (πιθανόν και η ανακύκλωσή των τίτλων ιδιοκτησίας μετά τη φάση επεξεργασίας, εφόσον αυτά τηρούνται ηλεκτρονικά και στα υποθηκοφυλάκεια), η ελαχιστοποίηση του όγκου χαρτιών, η ταχύτατη επεξεργασία τους και ταυτόχρονα η ελαχιστοποίηση λαθών τα οποία υφίστανται όταν γίνεται παράλληλη επεξεργασία δεδομένων ανά ιδιοκτήτη και όχι με τη βάση το ακινήτο, που μπορεί να περιλαμβάνει πολλούς ιδιοκτήτες οι οποίοι συνήθως δηλώνουν ξεχωριστά το ακίνητο.